Datenschutz

Formcase GmbH · Daimlerstraße 19, 89564 Nattheim
+49 7321 488 781-0 · [email protected]

Datenschutzerklärung der Formcase GmbH
Stand: Oktober 2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche Daten wir beim Besuch dieser Website, bei Anfragen, Bestellungen und im Support verarbeiten.

1. Verantwortlicher

Formcase GmbH
Daimlerstraße 19, 89564 Nattheim, Deutschland
Telefon: +49 7321 488 781-0 · E-Mail: [email protected]
Vertreten durch die Geschäftsführung (siehe Impressum).

2. Datenschutzbeauftragter

[bitte ergänzen: Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten – oder diesen Abschnitt löschen, falls keine Benennungspflicht besteht. Datenschutzanfragen richten Sie dann bitte an [email protected] bzw. [email protected].]

3. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Wenden Sie sich dazu einfach an [email protected].

4. Hosting und Bereitstellung der Website

Diese Website wird über Cloudflare Pages der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, ausgeliefert (Content Delivery Network). Beim Aufruf verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem in Server-Logfiles, um die Website sicher und schnell bereitzustellen und Angriffe abzuwehren. Anhand des Landes Ihrer IP-Adresse schlagen wir Ihnen ggf. die passende regionale Formcase-Website vor; eine Speicherung erfolgt dabei nicht.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln geschlossen.

Für Produktdaten, Angebotsanfragen, Support-Tickets, hochgeladene Dateien und Statistiken des Support-Assistenten nutzen wir die Datenbank Supabase der Supabase Inc., USA, als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Daten werden auf Servern in Irland (EU) gespeichert; ein Zugriff aus den USA ist nicht ausgeschlossen und erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

5. Speicherung im Browser (Local Storage)

Wir speichern im Local Storage Ihres Browsers, welche Region und Sprache Sie gewählt haben, welche Produkte Sie in Ihre Angebotsanfrage gelegt haben und die Eingaben im Anfrageformular, damit diese beim nächsten Besuch erhalten bleiben. Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die Daten verlassen Ihren Browser nicht, bis Sie eine Anfrage absenden. Sie können sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen. Cookies setzen wir nicht.

6. Angebotsanfrage und Kontakt

Wenn Sie uns über das Anfrageformular, per E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Organisation/Schule, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Lieferland, gewünschte Produkte und Mengen, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten und Ihnen ein Angebot zu erstellen.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anfragen werden an das für Ihre Region zuständige Formcase-Team weitergeleitet (Formcase GmbH, Formcase UK Ltd oder Formcase International Trading LLC, Dubai). Eine Weitergabe an die Gesellschaften in Großbritannien und den VAE erfolgt nur, wenn Sie aus deren Vertriebsgebiet anfragen; für Großbritannien besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, für die VAE schließen wir EU-Standardvertragsklauseln. Ihre Anfrage wird in unserer Datenbank (Supabase, siehe Ziffer 4) gespeichert und per E-Mail über den Dienst Resend (Resend, Inc., USA; EU-Standardvertragsklauseln) an das zuständige Team und als Bestätigung an Sie gesendet. Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir [bitte bestätigen: zwei Jahre] nach der letzten Kommunikation.

WhatsApp: Wenn Sie den WhatsApp-Button nutzen, werden Sie zu WhatsApp (WhatsApp Ireland Ltd. / Meta) weitergeleitet. Dabei gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. Bitte senden Sie uns über WhatsApp keine sensiblen Daten.

Live-Chat (3CX): Sobald der Live-Chat freigeschaltet ist, können Sie über das Chat-Symbol mit unserem Team schreiben. Der Chat läuft über unsere Telefonanlage der 3CX Ltd. (Limassol, Zypern), die wir unter formcase.my3cx.de betreiben. Das Chat-Fenster wird erst geladen, wenn Sie auf das Chat-Symbol klicken; vorher werden keine Daten an die Telefonanlage übertragen. Verarbeitet werden Ihre Chat-Nachrichten, ggf. Name und E-Mail-Adresse, die Sie angeben, sowie technische Daten wie IP-Adresse und Browser. Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Chat-Verläufe löschen wir [bitte ergänzen: z. B. nach 12 Monaten], sofern sie nicht für einen Vertrag oder Garantiefall benötigt werden.

7. Bestellungen, Vertragsabwicklung und Zahlung

Zur Abwicklung von Bestellungen verarbeiten wir Ihre Vertrags-, Liefer- und Rechnungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Lieferung geben wir Name, Lieferadresse und ggf. Telefonnummer an das beauftragte Versand- oder Speditionsunternehmen weiter.

Je nach gewählter Zahlungsart geben wir die für die Zahlung erforderlichen Daten an den jeweiligen Zahlungsdienstleister weiter:

• PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg,
• Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland (auch für Kreditkartenzahlungen),
• unsere Hausbank bei Überweisung bzw. Zahlung auf Rechnung.

Die Zahlungsdienstleister verarbeiten Ihre Daten teilweise in eigener Verantwortung und führen ggf. Betrugs- und Bonitätsprüfungen durch. Es gelten ergänzend deren Datenschutzhinweise.

Aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben bewahren wir Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre und Geschäftsbriefe sechs Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB).

8. Support, Support-Assistent und Tickets

Support-Assistent (KI): Auf unserer Support-Seite und in der Produktsuche können Sie Fragen an einen KI-Assistenten stellen. Ihre Eingabe wird zusammen mit Produktinformationen an die Anthropic, PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA (KI-Modell „Claude“) übermittelt, um eine Antwort zu erzeugen. Anthropic verwendet diese Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie nur befristet. Wir speichern die Frage, das gewählte Produkt und ob das Problem gelöst wurde, ohne Namen oder Kontaktdaten, um unsere Hilfeartikel zu verbessern. Bitte geben Sie im Assistenten keine personenbezogenen Daten ein. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen Hilfe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

Support-Ticket: Wenn Sie ein Ticket erstellen, verarbeiten wir die Angaben im Formular (z. B. Name, Firma/Schule, E-Mail, Telefon, Kaufdatum, Seriennummer, Problembeschreibung) sowie die hochgeladenen Dateien (Rechnung bzw. Kaufbeleg, Fotos oder Videos), um Ihr Anliegen sowie Gewährleistungs- und Garantiefälle zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Tickets und Dateien speichern wir in unserem eigenen Ticketsystem (Datenbank Supabase, siehe Ziffer 4). E-Mails zu Ihrem Ticket versenden und empfangen wir über den Dienst Resend (Resend, Inc., USA; EU-Standardvertragsklauseln). Für eine kostenlose Abholung beim Service geben wir Name, Adresse und Telefonnummer an FedEx weiter. Wenn Sie Ihr Produkt registrieren, legen wir einen Service Pass mit Seriennummer, Produkt, Kaufdatum und Garantiezeitraum an. Ticketdaten löschen wir drei Jahre nach Abschluss des Vorgangs, sofern keine längeren Aufbewahrungspflichten bestehen; Service-Pass-Daten für die Lebensdauer des Produkts, längstens zehn Jahre.

9. Keine Cookies, keine Analyse- und Werbedienste

Wir setzen auf dieser Website keine Cookies und keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein (z. B. Google Analytics, Google Ads oder Meta-Pixel). Einen Newsletter versenden wir derzeit nicht. Sollte sich das ändern, holen wir vorher Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) und ergänzen diese Datenschutzerklärung.

10. Externe Inhalte und Links

Schriftarten, Programmbibliotheken und Videos: Schriftarten, Skripte und Produktvideos laden wir ausschließlich von unserem eigenen Webserver (Cloudflare Pages, siehe Ziffer 4). Beim Aufruf der Seiten werden dafür keine Daten an Google oder andere Drittanbieter übertragen.

YouTube und soziale Netzwerke: Auf unsere Videos bei YouTube und unsere Profile bei Facebook, Instagram und LinkedIn verlinken wir nur; Produktvideos auf unseren Seiten spielen wir von unserem eigenen Server ab. Daten werden erst übertragen, wenn Sie den Link anklicken und die jeweilige Plattform aufrufen. Dort gelten deren Datenschutzbestimmungen.

11. Bewerbungen

Bewerbungen nehmen wir über unser Karriereportal career.formcase-international.com entgegen. Dort finden Sie gesonderte Datenschutzhinweise.

12. Datensicherheit

Diese Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“). Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen.

13. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die im Anfrage- oder Ticketformular als Pflichtfelder markierten Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.